Côte d'Ivoire: Administrateur (trice) aux Approvisionnement et à la Logistique, NO-B, Abidjan, Cote d'Ivoire (Avis générique de vacance de poste)

1. Objectif du poste

Sous la supervision directe du Responsable des approvisionnements et de la logistique, le/la titulaire du poste va administrer les opérations d'approvisionnement de nature relativement simple et d'un impact limité, exigeant une expertise technique de base pour appuyer les opérations et les objectifs du programme. Il/elle sera responsable de la planification, de la passation des marchés, de l'approvisionnement, de la distribution et de la gestion des inventaires des fournitures de l'UNICEF, en appui aux Programmes de pays et aux opérations.

2. Fonctions et responsabilités

a) Fournir un appui et un soutien rapides et pertinents à l'évolution des besoins et des situations d'approvisionnement des enfants et des familles, y compris des situations d'urgence, en privilégiant l'optimisation des ressources.

Soutenir la planification de la logistique et de l'approvisionnement en coordonnant avec les opérations et les sections du programme. Fournir un appui technique à la préparation des documents appropriés et fournir des renseignements sur les spécifications et les dispositions en matière d'approvisionnement et de logistique, en facilitant l'achat, l'élimination, le stockage et la distribution des fournitures et des équipements aux sites du projet.

Aider à l'examen de la planification de la stratégie du programme de pays pour recommander les besoins d'approvisionnement et fournir un appui pour la préparation du plan d'opérations et des plans d'action. Aider à la mise en œuvre du volet logistique / approvisionnement du programme de pays, y compris les systèmes de stockage et de distribution des fournitures à tous les sites du projet.

b) Mettre en place des systèmes, des procédures et de la documentation stables et précis sur l'approvisionnement et la logistique, ainsi que des rapports réguliers et précis pour maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes et de responsabilisation.

Maintenir des relations de travail efficaces et des contacts avec la Division des approvisionnements, à Copenhague, afin de discuter sur les approvisionnements, les politiques d'expédition et les procédures. Conseiller le bureau de pays sur les politiques et les procédures ayant une incidence sur l'approvisionnement et la livraison en mer et à l'étranger. Maintenir un lien avec Copenhague sur les expéditions transnationales, les livraisons, les réclamations et la pertinence des approvisionnements.

Agir en tant que secrétaire et conseiller du CRC (Comite de Revue des Contrats). Établir et maintenir un système de contact avec les autorités douanières et portuaires / aéroportuaires aux points d'entrée nationaux sur le dédouanement des fournitures de l'UNICEF, conformément au protocole établi. Contribuer à la négociation d'accords avec les entreprises commerciales privées concernées pour les achats locaux efficaces de fournitures ainsi que pour la fourniture d'aide à l'approvisionnement des sites de projets du bureau pays;

Superviser le personnel en préparant la documentation appropriée: réquisitions de trésorerie et de fournitures, commandes d'achat, soumissions CRC etc.

Participer à la préparation / compilation des rapports sur l'état des approvisionnements requis pour les rapports aux donateurs, les examens budgétaires, l'analyse des programmes, les rapports annuels, les appels d'offre, etc.

Élaborer et communiquer régulièrement des informations précises sur le suivi des stocks, l'inventaire et les approvisionnements.

c) Soutenir le renforcement des capacités de l'UNICEF ainsi que du Gouvernement afin d'améliorer la livraison de fournitures de manière efficace, efficiente et en temps opportun,

Planifier, concevoir et diriger la formation du personnel de l'UNICEF et de ses homologues en matière de gestion des offres, de dédouanement, de distribution et d'inventaire des fournitures et du matériel afin d'améliorer la fourniture.

Aider à l'identification des besoins en formation et planifier les activités de formation en administration de l'offre pour le personnel / consultants et homologues de l'UNICEF, afin d'améliorer la fourniture des fournitures.

d) Conduire et faire le suivi d'un approvisionnement efficace, local, régional et / ou offshore, dans le but d'atteindre le coût le plus bas sans sacrifier la qualité, le cas échéant.

Effectuer des visites sur le terrain des sites de projet et faire le suivi de l'inventaire et fournir les intrants. Proposer des mesures correctives pour améliorer les procédures logistiques.

Effectuer des achats locaux par l'émission d'appels d'offres, l'adjudication des appels d'offres et la gestion des contrats. Identifier et recommander des fournisseurs locaux potentiels. Maintenir les données et évaluer les performances globales des sources d'approvisionnement (prix concurrentiels, qualité des produits et délais de livraison). Évaluer les opérations d'approvisionnement et les mécanismes de contrôle et proposer les actions appropriées.

Suivre les progrès de l'approvisionnement offshore et / ou régional par le biais de contacts réguliers avec le (s) Bureau (s) d'action.

Communiquer et signaler les problèmes de qualité liés aux contrats de fournitures et / ou de services.

e) Collaboration et partenariat

Coordonner avec les Sections du programme la planification de l'approvisionnement, fournir un appui technique sur les spécifications d'approvisionnement et l'administration de l'offre, et fournir des conseils sur les besoins en matière d'approvisionnement dans le développement de la composante approvisionnement du programme de pays.

Fournir des conseils au bureau de pays, au gouvernement et aux partenaires d'exécution sur les politiques et procédures d'approvisionnement extracôtières et / ou locales, la fourniture et l'utilisation des fournitures et du matériel de l'UNICEF; Coordonner avec la Division des approvisionnements, à Copenhague, la politique et / ou les activités d'approvisionnement.

Travailler en équipe avec les Sections du programme et d'autres membres de la Section des opérations pour faciliter l'approvisionnement ainsi que le dédouanement, le stockage et la distribution efficaces des fournitures et du matériel.

Maintenir le partenariat et les relations de collaboration avec l'UNICEF, le gouvernement, les Nations Unies et les contreparties bilatérales dans les activités d'approvisionnement et de logistique, y compris la distribution et le suivi des intrants et des stocks

3. Qualifications requises

a) être de nationalité ivoirienne

b) Formation

Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion, Economie internationale, Ingénierie, Développement international, Droit contractuel ou commercial ou dans des domaines de spécialisation directement rattachés, y compris des cours reconnus en matière d'approvisionnement, de logistique, d'achat ou de passation de marchés. Ou, une qualification reconnue dans l'approvisionnement et la passation de marchés.

Qualification pédagogique dans des domaines pertinents (transport / logistique / gestion, gestion du changement d'approvisionnement, etc.)

c) Expérience professionnelle

Deux ans d'expérience professionnelle pertinente notamment une expérience professionnelle nationale et internationale en matière d'approvisionnement, de logistique, d'achat, de passation de marchés et d'administration et / ou dans d'autres domaines connexes.

Expérience professionnelle en poste d'urgence.

d) Langues

La maîtrise du Français et de l'anglais est requise.

Compétences requises

Valeurs fondamentales

Compétences fondamentales

Compétences fonctionnelles

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages qualified female and male candidates from all national, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of our organization. To apply, click on the following link http://www.unicef.org/about/employ/?job=501754